打印前的准备工作
在使用 WPS 进行打印之前，做好充分的准备工作是确保打印顺利进行的关键。这不仅能避免打印失误，还能提高工作效率，节省时间和资源。接下来，我将详细介绍打印前必须完成的三项重要准备工作。
连接打印机
将打印机与电脑通过 USB 线或 Wi-Fi 进行连接。如果是 USB 连接，直接将 USB 线的一端插入打印机的 USB 接口，另一端插入电脑的 USB 接口；若是 Wi-Fi 连接，确保打印机和电脑处于同一无线网络，然后在打印机的设置中找到 Wi-Fi 设置选项，按照提示输入网络密码进行连接。连接完成后，打开打印机电源，确保打印机处于正常工作状态。
设置默认打印机
当电脑连接了多台打印机时，需要设置默认打印机，以便在打印时系统能够自动选择正确的打印机。在 Windows 系统中，点击 “开始” 菜单，选择 “设备和打印机” 或 “控制面板 - 设备和打印机”，进入打印机列表页面。在列表中找到你要设置为默认打印机的图标，右键单击它，在弹出的菜单中选择 “设置为默认打印机” 选项。完成设置后，该打印机图标上会显示一个对勾标记，表示已成功设置为默认打印机。
打开文件
在 WPS 中，点击 “文件” 菜单，选择 “打开” 选项，在弹出的文件浏览器中找到你需要打印的文档、表格或演示文稿，然后双击该文件即可打开。也可以直接在电脑的文件资源管理器中找到文件，然后右键单击文件，在弹出的菜单中选择 “打开方式 - WPS Office” 来打开文件 。
基础打印设置
完成打印前的准备工作后，接下来就可以进行基础的打印设置了。这些设置是打印过程中最常用、最基本的操作，掌握它们能让你轻松应对各种常规的打印需求。
打开打印设置入口
在 WPS 中，打开打印设置有两种常见方式 。第一种是通过文件菜单，点击左上角的 “文件” 菜单，在弹出的下拉菜单中选择 “打印” 选项，即可进入打印设置界面；第二种方式更为便捷，直接使用快捷键 “Ctrl+P”，就能快速打开打印设置，节省操作时间，提高效率，强烈推荐大家记住这个快捷键 。
打印机选择
当你的电脑连接了多台打印机时，比如办公室里既有黑白打印机，又有彩色打印机，或者连接了不同型号的打印机，就需要根据实际需求选择正确的打印机。在打印设置界面的 “打印机” 下拉菜单中，会显示所有已连接的打印机名称，点击你需要使用的打印机，即可将其选中。例如，如果只是打印普通的文档资料，选择黑白打印机即可；要是打印彩色的图片或演示文稿，那就得选择彩色打印机了 。
打印范围设定
WPS 提供了多种打印范围的选择，以满足不同的打印需求。
- 打印全部：如果需要打印整个文档、表格或演示文稿，直接选择 “全部” 选项即可，适用于一次性打印完整资料的场景，比如打印一份完整的报告。
- 当前页：当你只想打印当前正在查看的页面时，选择 “当前页”。比如你在文档中修改完某一页内容后，只想打印这一页进行核对 。
- 指定页码范围：若只需打印文档中的特定页面，可以在 “页码范围” 框中手动输入页码或页码范围。例如，要打印第 3、5、7 页，输入 “3,5,7”；要打印第 5 - 10 页，输入 “5 - 10”。常用于打印文档中特定部分的内容，如只打印合同中的关键条款页。
- 选定内容：如果你在文档中选中了部分文字、表格或图形，选择 “选定内容”，则只会打印你选中的这部分内容，适用于仅打印文档中特定片段的情况，比如只打印文章中的某一段落 。
打印份数调整
在 “份数” 框中，可以设置需要打印的份数。比如你需要为会议准备 10 份资料，就在 “份数” 框中输入 “10” 。此外，还有一个 “逐份打印” 选项，勾选它后，打印机会先完整打印出一份资料，再开始打印下一份；若不勾选，打印机则会先把所有资料的第一页打印完，再打印第二页，以此类推。当你需要将打印好的资料按份整理时，勾选 “逐份打印” 会更方便；如果只是单纯需要多份相同的单页文件，不勾选该选项能提高打印速度 。
高级打印设置
在掌握了基础打印设置后，WPS 还提供了丰富的高级打印设置选项，这些设置能满足更复杂、多样化的打印需求，帮助你实现更专业、精细的打印效果。接下来，我将为大家详细介绍高级打印设置中的各项功能。
（一）页面设置
页面设置是高级打印设置中的重要环节，它包括纸张大小、方向和页边距的设置，这些设置直接影响着打印效果和文档的整体布局。
在纸张大小设置方面，WPS 提供了多种常见的纸张规格供选择，如 A4、A3、B5、Letter 等 。不同的文档类型和使用场景适合不同的纸张大小，比如普通的文档通常使用 A4 纸；制作海报、宣传页时，可能会选择 A3 纸以获得更大的展示面积；而一些书籍、手册则可能采用 B5 纸。在打印之前，要根据实际需求选择合适的纸张大小，避免出现内容显示不全或页面空白过多的情况。若默认的纸张规格不能满足需求，还可以通过 “自定义大小” 选项，手动输入纸张的宽度和高度，实现个性化的纸张设置 。
纸张方向分为纵向和横向两种。纵向是指纸张的高度大于宽度，适用于大多数文字类文档，如报告、论文等；横向则是纸张的宽度大于高度，常用于打印表格、图表或图片较多的文档，这样能使内容在页面上更合理地展示，避免表格内容过于紧凑或图片显示不完整 。例如，当你打印一份包含多列数据的表格时，选择横向打印可以让表格的每一列都清晰可见，便于阅读和查看 。
页边距是文档内容与纸张边缘之间的距离，合理设置页边距能使文档布局更加美观，同时也能避免内容打印到纸张边缘而丢失。WPS 提供了 “普通”“窄”“适中”“宽” 等预设的页边距选项，可根据文档类型和个人喜好进行选择 。如果预设选项不能满足需求，还可以点击 “自定义页边距”，手动设置上、下、左、右四个方向的页边距数值。在设置页边距时，要考虑到打印机的性能和实际打印效果，一些打印机可能无法打印到纸张的边缘，所以页边距不能设置得过小 。此外，对于需要装订的文档，还可以设置装订线的位置和宽度，以确保装订后内容的完整性和可读性 。
（二）双面打印
双面打印是一种环保且实用的打印方式，它可以节省纸张，减少资源浪费，同时也能让文档看起来更加简洁、专业 。在 WPS 中，双面打印分为打印机自带双面打印和手动双面打印两种情况，操作方法也有所不同。
如果你的打印机支持自动双面打印功能，那么在 WPS 的打印设置界面中，找到 “双面打印” 选项，勾选它即可 。有些打印机在勾选 “双面打印” 后，还会提供 “长边翻转” 和 “短边翻转” 两种翻转方式供选择 。长边翻转是指以纸张的长边为轴进行翻转，打印后的文档像书本一样从左边翻开，适用于大多数横向打印的文档；短边翻转则是以纸张的短边为轴进行翻转，文档从顶部翻开，一般用于纵向打印的文档 。例如，当你打印一份横向的宣传册时，选择 “长边翻转” 可以使页面的顺序和阅读方式更加自然；而打印纵向的报告时，“短边翻转” 会更合适 。选择好翻转方式后，点击 “打印” 按钮，打印机就会自动完成双面打印 。
当打印机不支持自动双面打印时，也可以通过手动方式实现双面打印 。首先，在打印设置界面中，不勾选 “双面打印” 选项，而是在 “页码范围” 中选择 “奇数页”，点击 “打印” 按钮，打印机将先打印出所有的奇数页 。打印完成后，将打印好的纸张按顺序取出，注意不要打乱纸张的顺序 。然后，将纸张翻面，重新放入打印机的纸盒中，确保纸张的方向正确 。再次进入打印设置界面，在 “页码范围” 中选择 “偶数页”，点击 “打印” 按钮，打印机就会将偶数页打印在刚才奇数页的背面，从而实现双面打印 。在手动双面打印过程中，一定要注意纸张的翻面方向和放入纸盒的顺序，否则可能会导致打印顺序错误或内容打印不全 。
（三）缩放与并打
缩放与并打功能在节省纸张和实现特殊排版效果方面非常实用，能帮助你根据实际需求灵活调整打印内容的显示方式 。
按纸型缩放功能可以将文档按照不同的纸张大小进行缩放打印 。比如，你的文档原本是按照 A4 纸大小排版的，但你想将它打印在 A3 纸上，使内容更加清晰、大气；或者想将其打印在 B5 纸上，以节省纸张 。这时，就可以在打印设置界面的 “按纸型缩放” 下拉菜单中，选择目标纸张大小，如 A3、B5 等，WPS 会自动根据目标纸张的尺寸对文档内容进行缩放，确保内容能够完整、合适地显示在目标纸张上 。在使用按纸型缩放功能时，要注意缩放比例可能会影响文字和图片的清晰度，所以在打印前最好先进行打印预览，查看缩放后的效果是否符合要求 。
每页版数设置则可以让你在一张纸上打印多页的内容 。系统默认每页版数是 1 版，即一张纸打印一页文档 。但你可以根据需要进行修改，例如选择 2 版，那么一张纸上就会显示两页文档的内容；选择 4 版，一张纸会显示四页内容，以此类推 。这种设置在打印讲义、参考资料等文档时非常实用，能够大幅节省纸张 。在设置每页版数后，还可以通过 “并打顺序” 选项来调整页面在纸张上的排列顺序 。并打顺序有水平、水平反向、垂直、垂直反向等多种选择，你可以根据阅读习惯和装订需求进行选择 。比如，选择水平排列时，页面会从左到右、从上到下依次排列，类似于书籍的阅读顺序；而选择水平反向排列时，页面则会从右到左、从上到下排列 。通过合理设置每页版数和并打顺序，能够实现更加灵活、高效的打印排版 。
（四）其他高级选项
除了上述的高级打印设置外，WPS 还提供了一些其他的高级选项，这些选项虽然不常用，但在特定的行业和特殊需求场景下却非常有用 。
反片打印是 WPS 提供的一种独特的打印输出方式，仅适用于文字处理文档打印 。它以 “镜像” 显示文档，即将文档内容左右翻转后进行打印 。反片打印通常应用于印刷行业，例如学校将试卷反片打印在蜡纸上，再通过油印方式印刷出多份试卷 。因为油印时需要将蜡纸上的内容反向印刷，所以先进行反片打印就能保证最终印刷出来的试卷内容是正向的 。在一些特殊的设计、制作场景中，反片打印也能发挥作用，比如制作需要烫印、转印的图案或文字时，通过反片打印可以得到符合工艺要求的底片 。
打印到文件是指将文档打印成一个文件，而不是直接输出到打印机打印成纸质文档 。生成的打印文件通常具有一定的格式，如.prn 等 。这种功能主要应用于文件不需要纸质文档，而需要以电脑文件形式保存的场景 ，具有一定的防篡改作用 。比如，当你需要将一份重要的文档发送给他人进行打印，但又担心在传输过程中内容被修改时，就可以先将文档打印到文件，然后将生成的打印文件发送给对方 。对方收到文件后，在装有相应打印机驱动的电脑上，就可以直接将这个打印文件打印出来，并且能够保证打印内容与你最初设置的完全一致 。此外，打印到文件还适用于一些特殊的打印需求，比如需要在不同的打印机上打印相同的文档，或者需要将文档保存为特定格式的打印文件以备后续使用等 。
常见打印失误及解决方法
在使用 WPS 打印的过程中，难免会遇到一些打印失误的情况，这些问题不仅会影响工作效率，还可能导致重要资料的打印错误。下面，我将针对一些常见的打印失误，为大家详细分析原因，并提供相应的解决方法 。
（一）无法连接打印机
当遇到无法连接打印机的情况时，不要慌张，可以从以下几个方面进行排查和解决。
- 驱动程序问题：打印机驱动程序是电脑与打印机进行通信的桥梁，如果驱动程序未安装、安装不正确或过时，都可能导致无法连接打印机 。解决方法是前往打印机制造商的官方网站，在 “支持” 或 “下载” 页面中，根据打印机的型号和操作系统版本，下载最新的驱动程序 。下载完成后，双击安装程序，按照提示完成驱动的安装 。安装完成后，重启电脑，再次尝试连接打印机 。
- 设备连接问题：检查打印机与电脑之间的连接是否正常。如果是 USB 连接，查看 USB 线是否插紧，有无松动或损坏的迹象；若是 Wi-Fi 连接，确保打印机和电脑处于同一无线网络，并且打印机的 Wi-Fi 连接状态正常 。可以尝试重新插拔 USB 线或重新输入 Wi-Fi 密码进行连接 。此外，如果使用的是网络打印机，还要检查网络连接是否稳定，可通过访问其他网络资源来确认 。
- 打印机状态问题：确认打印机是否处于开启状态，并且没有出现缺纸、卡纸、墨盒或硒鼓不足等故障 。查看打印机的控制面板或显示屏，看是否有相关的错误提示 。如果打印机处于脱机状态，需要将其设置为联机状态 。在 Windows 系统中，点击 “开始” 菜单，选择 “设备和打印机”，在打印机列表中找到对应的打印机，右键单击它，在弹出的菜单中取消选择 “查看正在打印的任务”（如果该项为灰色不可选，则跳过此步骤），然后再次右键单击打印机，选择 “设置为联机状态” 。
（二）打印内容异常
打印内容出现异常也是常见的问题之一，下面来分析一下可能的原因及解决办法。
- 内容缺失：有时会遇到打印出来的文档内容不完整，部分文字、图片或表格缺失的情况 。这可能是因为文档在编辑过程中存在一些隐藏的格式错误或损坏的元素 。可以尝试将文档另存为新的文件，然后重新打开并打印 。也可以在 WPS 中使用 “文档修复” 功能，点击 “文件” 菜单，选择 “文件信息 - 文档修复”，按照提示进行操作 。另外，检查打印设置中的打印范围是否正确，避免因设置错误导致部分内容未被打印 。
- 乱码：打印出现乱码会让文档无法正常阅读，造成这种情况的原因主要有字体不兼容、文件格式不匹配、打印机驱动问题 。若因为字体不兼容，在 WPS 文档中，尝试更换为常用字体，如宋体、黑体等，确保打印机能够正确识别；文件格式不匹配时，将打印文件转换为其他格式（如 PDF、TXT 等），再尝试打印，避免文件格式不匹配导致的乱码；针对打印机驱动问题，确保打印机驱动程序为最新版本，与操作系统兼容，前往打印机官网下载并安装最新的驱动程序 。
- 格式错乱：打印后的文档格式与原文档不一致，出现文字错位、表格变形、页眉页脚消失等问题 。首先检查文档的页面设置，打开出现打印问题的 WPS 文档，点击 “页面布局” 选项卡，检查并确认纸张大小、页边距、纸张方向等设置是否正确 。使用 WPS 的打印预览功能，提前查看打印效果，若发现问题，及时调整 。还可以尝试调整打印机设置，在打印界面点击 “属性” 按钮，检查并设置纸张类型、打印质量等参数，取消勾选 “节省墨水 / 碳粉” 选项 。将文档转换为 PDF 格式后再打印，PDF 格式具有更好的稳定性和兼容性，能有效避免格式错乱的问题 。点击 “文件”，选择 “另存为” PDF 格式，确认 “嵌入字体” 和高质量图像选项，保存 PDF 后用阅读器打开打印 。
（三）打印质量问题
打印质量不佳会影响文档的展示效果，下面分析颜色偏差、字迹模糊、有条纹等质量问题的成因和解决方法。
- 颜色偏差：打印出来的颜色与屏幕显示的颜色不一致，可能是由于打印机色彩设置、墨盒或硒鼓问题、纸张类型等原因导致 。在打印设置中，找到 “颜色管理” 或 “色彩设置” 选项，根据实际需求选择合适的色彩模式，如 “照片”“文本和图像” 等 。也可以尝试校准打印机的颜色，不同品牌和型号的打印机校准方法不同，可参考打印机的用户手册进行操作 。检查墨盒或硒鼓是否为原装正品，若使用的是兼容墨盒或硒鼓，可能会出现颜色偏差的情况 。另外，更换不同类型的纸张进行打印测试，看颜色偏差是否有所改善，因为不同纸张对墨水或碳粉的吸收能力不同，也会影响颜色的呈现效果 。
- 字迹模糊：造成字迹模糊的原因可能有墨粉或墨水不足、打印头堵塞、打印分辨率设置过低、纸张质量不佳 。如果是墨粉或墨水不足，及时更换墨盒或硒鼓；打印头堵塞时，使用打印机自带的清洗功能对打印头进行清洗 。在打印机的控制面板或软件设置中，找到 “维护” 或 “清洗” 选项，按照提示进行操作 。提高打印分辨率，在打印设置中，将分辨率设置为较高的值，如 300dpi、600dpi 等 。选择质量较好的纸张，避免使用过于粗糙或受潮的纸张 。
- 有条纹：打印页面出现横向或纵向的条纹，影响文档的美观和可读性 。这可能是打印头脏污、墨盒或硒鼓不均匀、打印机内部有异物等原因导致 。使用专业的打印头清洁工具或蘸有酒精的棉签轻轻擦拭打印头表面，去除污垢和杂质 。若怀疑墨盒或硒鼓不均匀，可尝试摇晃墨盒或硒鼓，使墨粉或墨水分布更均匀 。若问题仍未解决，可能需要更换墨盒或硒鼓 。检查打印机内部是否有异物阻挡了打印过程，如纸屑、灰尘等，清理打印机内部的杂物 。
打印小技巧与注意事项
（一）打印预览的重要性
在打印之前，一定要使用 WPS 的打印预览功能 。打印预览就像是打印前的最后一道 “安检”，通过它，你可以提前看到文档实际打印出来的效果，包括页面布局、文字排版、图片显示等是否符合预期 。这样一来，你就能及时发现并解决可能存在的问题，比如文字是否超出页面边界、图片是否显示完整、页码是否正确等，避免在打印后才发现问题，从而造成纸张、墨水或碳粉的浪费 。在打印一份重要的报告时，通过打印预览发现有一张图片的位置不太合适，经过调整后再打印，就能确保报告的整体质量 。使用打印预览的方法很简单，在打印设置界面中，点击 “打印预览” 按钮即可进入预览页面 。在预览页面中，你可以通过缩放功能查看文档的细节，还可以切换不同的页面进行查看 。
（二）批量打印技巧
当你需要打印多个文档时，WPS 的批量打印功能就能派上用场了，它可以大大提高打印效率，节省时间和精力 。比如，在办公室中，你需要一次性打印多个员工的考勤记录、销售报表等文档，如果一个一个地打开文件进行打印，操作繁琐且耗时 。使用批量打印功能，你只需将这些文件放在同一个文件夹中，然后在 WPS 中选择批量打印选项，即可一次性打印所有文件 。具体操作方法如下：打开 WPS，点击 “文件” 菜单，选择 “批量打印” 选项 。在弹出的批量打印窗口中，点击 “添加文件” 按钮，选择你要打印的文件；也可以点击 “添加文件夹” 按钮，选择包含所有要打印文件的文件夹 。添加完文件后，你可以在窗口中看到所有要打印的文件列表，在这里你还可以对文件的打印顺序进行调整，比如通过上下拖动文件来改变它们的打印顺序 。接下来，设置打印参数，如打印机选择、打印份数、打印范围等，这些设置与单个文件打印时的设置方法相同 。设置完成后，点击 “开始打印” 按钮，WPS 就会按照你设置的顺序和参数，依次打印所有文件 。在打印过程中，你可以随时查看打印进度和状态，如果发现问题，还可以暂停或取消打印任务 。
（三）特殊文件的打印设置
对于一些特殊的文件，如图片多、表格复杂的文件，普通的打印设置可能无法满足需求，需要进行一些特殊的设置来优化打印效果 。
当文件中包含大量图片时，为了保证图片的打印质量，在打印设置中，找到 “图像质量” 或 “打印质量” 选项，将其设置为 “高” 或 “最佳” 。同时，确保图片的分辨率足够高，一般来说，打印图片的分辨率应不低于 300dpi 。如果图片分辨率过低，打印出来可能会出现模糊、失真的情况 。还可以根据图片的内容和颜色模式，调整打印机的色彩设置，以获得更准确、鲜艳的颜色效果 。在打印照片集时，选择 “照片” 模式，并调整色彩饱和度和对比度，能让打印出的照片更加生动、逼真 。
对于表格复杂的文件，如包含大量数据、列数较多的表格，可能会出现表格跨页、内容显示不全的问题 。为了避免这种情况，首先要合理调整表格的列宽和行高，确保表格内容能够在一页内完整显示 。如果表格确实需要跨页打印，在 WPS 中，点击 “页面布局” 选项卡，找到 “打印标题” 功能，将表格的表头设置为每页重复显示，这样在打印多页表格时，每一页都能显示表头，方便查看和阅读 。还可以使用 “分页预览” 功能，提前查看表格的分页情况，对分页进行手动调整，使表格的内容在各页之间分布更加合理 。在打印财务报表时，通过设置每页重复标题行和合理调整分页，能让报表的打印效果更加清晰、易读 。
总结
掌握 WPS 的打印设置是提高工作效率、保证打印质量的关键。从打印前的准备工作，到基础和高级打印设置，再到应对常见打印失误，每一个环节都不容忽视。希望大家通过本文的介绍，能够熟练掌握 WPS 打印设置技巧，在今后的打印工作中减少失误，轻松应对各种打印需求。快去实践一下吧，相信你会发现打印其实可以变得如此简单高效！如果在操作过程中遇到任何问题，欢迎在评论区留言交流 。